INTRODUCCIÓN

El término base de datos fue acuñado por primera vez en 1963, en un simposio celebrado en California.

De forma sencilla podemos indicar que una base de datos no es más que un conjunto de información relacionada que se encuentra agrupada o estructurada.

El archivo por sí mismo, no constituye una base de datos, sino más bien la forma en que está organizada la información es la que da origen a la base de datos. Las bases de datos manuales, pueden ser difíciles de gestionar y modificar. Por ejemplo, en una guía de teléfonos no es posible encontrar el número de un individuo si no sabemos su apellido, aunque conozcamos su domicilio.

Del mismo modo, en un archivo de pacientes en el que la información esté desordenada por el nombre de los mismos, será una tarea bastante engorrosa encontrar todos los pacientes que viven en una zona determinada. Los problemas expuestos anteriormente se pueden resolver creando una base de datos informatizada.

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MICROSOFT ACCESS

Es un software utilizado para el desarrollo de sistemas de Base de Datos, basado en el argumento de las bases de datos relacionales, en el cual el usuario/proyectista mantiene informaciones organizadas de forma tabular. No es el objetivo de esta apostilla, detallar una metodología de análisis de sistemas orientado a la especificación de soluciones basadas en el argumento relacional. Normalmente este proceso de análisis y reflexión, previos al de la construcción, constituyen pasos importantes para la obtención de buenos sistemas automatizados de almacenamiento y recuperación de informaciones.

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CAMPO

Un campo es cada uno de los tipos de datos que se van a usar. Se hace referencia a los campos por nombre.

El tipo de campo, permite especificar el tipo de información que cargaremos en dicho campo, esta puede ser:

• Texto: para introducir cadenas de caracteres hasta un máximo de 255
• Memo: para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres
• Numérico: para introducir números
• Fecha/Hora: para introducir datos en formato fecha u hora
• Moneda: para introducir datos en formato número y con el signo monetario
• Autonumérico: en este tipo de campo, Access numera automáticamente el contenido
• Sí/No: campo lógico. Este tipo de campo es sólo si queremos un contenido del tipo Sí/No, Verdadero/Falso, etc.
• Objeto OLE: para introducir una foto, gráfico, hoja de cálculo, sonido, etc.
• Hipervínculo: podemos definir un enlace a una página Web
• Asistente para búsquedas: crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.

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REGISTRO

Es el conjunto de información referida a una misma persona u objeto. Un registro vendría a ser algo así como una ficha.

Campo clave: campo que permite identificar y localizar un registro de manera ágil y organizada.

DATO.- Es la intersección entre un campo y un registro.

ELEMENTOS DE UNA BASE DE DATOS

TABLA

Una tabla es un conjunto de datos que se refieren a un determinado argumento. Los datos se subdividen en columnas (campos) y filas (registros); cada campo contiene un único dato relativo, por ejemplo, a una  persona, mientras que un registro contiene todas las informaciones relativas a la misma persona.

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CONSULTA

Uso de las consultas.- La funcionalidad de una base de datos se encuentra en su capacidad de ver los datos deseados organizados en base a un cierto orden. Una consulta es una herramienta que consiste en poder solicitar los datos memorizados. Las más frecuentes son las de selección que consisten en ver los datos de las tablas, analizarlos y, eventualmente, modificarlos. Los datos solicitados se visualizan en una Dynaset, que muestra un conjunto dinámico de datos procedentes de una o más tablas. Existe la posibilidad de agregar y modificar los datos en el campo del Dynaset, así como en una tabla. Las modificaciones tendrán efecto sobre las tablas de origen de la misma base de datos.

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FORMULARIO

Los formularios permiten organizar los datos de manera análoga a las fichas en los documentos a rellenar, introducir los datos en la base de datos, verlos e imprimirlos.
Crear un formulario.- Existe la posibilidad de crear un formulario utilizando un asistente o bien automáticamente mediante el Asistente para formularios. El Asistente para formularios realiza más rápidamente el proceso de creación de un formulario ejecutando automáticamente todas las operaciones fundamentales. En tal caso, al usuario se le solicitan las informaciones y se crea un formulario basándose en las respuestas dadas. También es posible ir a Vista Diseño para personalizar el formulario.

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INFORME

Un informe es un conjunto de informaciones organizadas y formateadas basándose en las exigencias del usuario y consiste en extraer y presentar los datos bajo el formato de facturas, etiquetas, postales, listines telefónicos... Existe la posibilidad de diseñar informes que presenten las informaciones del modo que se desee gracias al uso de diversos elementos gráficos, de texto, de imágenes... Los informes son esenciales para organizar e imprimir los datos en un estilo profesional.

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EATABLECER UNA CLAVE

Una clave principal consta de uno o varios campos que identifican de forma exclusiva cada uno de los registros de la tabla. Los valores de los campos de una clave principal no se repetirán a lo largo de la tabla nunca.

Establecer una clave principal presenta las siguientes ventajas:

• Acelera las consultas.
• Al visualizar los registros de una tabla, aparecerán inicialmente ordenados por los valores de la clave principal.
• Access impide introducir un registro con la misma clave principal que otro ya existente, lo que impide duplicaciones.
• Las relaciones entre tablas precisan de una clave principal. El concepto de relaciones es un concepto avanzado de Access.

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RELACION DE TABLAS

Una vez creadas tablas independientes para cada tema de la base de datos, se necesita una forma de indicar a Access cómo debe combinar la información.  El primer paso de este proceso consiste en definir relaciones entre las tablas.  Una vez realizada esta operación, ya se puede comenzar a crear otros tipos de objetos, como consultas, formularios e informes para mostrar información de varias tablas a la vez.

En una relación se hacen coincidir los datos de los campos clave (normalmente un campo con el mismo nombre en ambas tablas).  En la mayoría de los casos, estos campos coincidentes son la //clave principal// de una tabla, que proporciona un identificador único para cada registro, y una clave externa de la otra tabla.   Por ejemplo, una tabla con información sobre empleados puede relacionarse con otra con datos de pedidos a través de un campo común que podría ser id. de empleado.

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